湖北医药学院办公耗材管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学校办公用品、电脑耗材、文印服务等办公耗材管理，合理使用资源，保证教学、科研及日常管理工作的顺利开展，根据《湖北医药学院固定资产管理办法（试行）》《湖北医药学院易耗品、低值耐用品管理办法（试行）》（湖医药行发〔2023〕14号）等相关制度，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 学校办公耗材的管理需规范流程、控制成本、节约开支、提高质效，按照“谁审核、谁把关，谁核销、谁负责，谁领用、谁负责”原则，明确责任，细化措施，规范管理，提高使用效益。
第二章 范围分类
第三条 本办法所称的办公耗材，是指日常办公易消耗、需更换或维修的物品，主要分为办公用品、电脑耗材和文印服务三类。
（一）办公用品包括:电池、中性笔、中性笔芯、各种笔记本、会议记录本、复写纸、计算器、订书机、订书针、回形针、文件夹、复印（打印）纸、钢笔、墨水、档案盒、胶水、铅笔、复写纸、插座等；
（二）电脑耗材包括:路由器、光盘、U盘、移动硬盘、USB扩展器、键盘、鼠标、鼠标垫、 CPU风扇、网线、电源线、数据线、网线、色带、墨盒、墨水、硒鼓、碳粉等；
（三）文印服务包括：复印、打印、扫描、装订、打字、版面设计等。
第三章 责任分工
第四条 资产管理处负责办公耗材的采购招标工作。定期按要求规范落实采购招标，不断完善采购品目需求，及时发布中标协议服务商公告，明确领用管理流程，办理低值耐用品登记手续；科学完善合同约定，督促服务商严格按学校规章和合同约定开展服务，加强对服务商的履约检查和定期考核，并做好结果运用；联合财务、审计等部门，定期征求校属各二级单位使用意见建议，及时向服务商反馈，并督促抓好整改落实。
第五条 财务处负责根据学校年度经费划拨情况及审批后的采购计划，对校属各二级单位的办公耗材经费使用及采购数量、金额、报销材料等手续的合规性、完整性进行审核把关。按照国家相关法规和学校财经制度，严格核查办公耗材的报销手续，按合同约定进行折扣率核实，做好末端管控。
第六条 审计处负责对办公耗材的招标采购、管理使用和核销付款等工作开展审计监督，并对二级单位领用大额办公耗材的使用情况开展专项审计。对于违反财经纪律和造成经济损失的行为，视情节轻重提出处理、处罚措施，或依法移交校纪检监察机关或上级有关主管部门依规处理。
第七条 校属各二级单位坚持勤俭节约，做好源头管控，切实担负起办公耗材领用管理的主体责任。积极主动学习学校发布的相关规章制度，严格遵守办公耗材的审批、领用和签收登记等流程规范，对领用的办公耗材价格、数量、质量及事项发生的真实性进行审核把关，并主动提醒服务商按月或按季度进行据实结算。
第四章 采购领用
第八条 校属各二级单位要持续强化“过紧日子”思想，合理安排预算，规范使用经费，严格按实际需求购买办公耗材，避免无计划、超预算大量购置，造成库存积压，甚至过期损失浪费。严禁虚列账目、虚假采购。
第九条 办公耗材购买坚持经济性、实用性原则，从学校采招的协议服务商中选择。原则上，所有办公耗材均应在“清单内”采购，且需事前通过资产管理平台的“耗材管理系统”提交领用申请，经单位负责人审核把关、签批同意后，再联系服务商配送。
第十条 “清单外”办公耗材坚持“非必须不购买”原则。确需购买的，必须履行事前申请审批手续。由使用单位提出申请，主要负责人审核，报分管校领导审批同意后，方可购置。申购单位要提前做好市场询价，从协议服务商中选择符合价格标准的供应商（至少两家）参与比价，按照“性价比最优”原则，确定结算价格和服务商。核销时，须提供比价记录和事前购买申请审批材料。
第五章 使用管理
第十一条 实行学校、使用单位二级管理体制。以校属二级单位使用管理为主，党政办公室、资产管理处、财务处、审计处等部门负责开展指导、监督和检查等工作。
第十二条 建立监督贯通协同机制。校纪检监察机关与党政办公室、资产管理处、财务处、审计处等部门建立定期会商、协同部署、信息通报、问题线索移送、问题整改督办工作机制，充分发挥纪检监察监督与部门职能监督贯通协同，强化综合监督效能。
第十三条 落实定期考核制度。资产管理处定期对服务商进行考核考评。对于无故不响应服务、弄虚作假、反复提醒仍拒不整改的服务商，在违约处理后采取约谈、停止服务资格、缴纳违约金、纳入黑名单等管理措施，形成对服务商的有效制约。涉及严重违约的，依法予以追责问责。
第十四条 压实管理主体责任。校属各二级单位主要负责人对本单位的办公耗材管理负总责，指定专人具体负责办公耗材的申购、验收和台账管理等工作。每年应至少组织一次清查、盘点工作。对清查中发现的问题应查明原因、分析情况，并做好自查自纠。
第十五条 校属各二级单位要精心管理使用办公耗材，认真遵守操作规程，定期维护保养，最大限度的延长办公耗材使用寿命。因个人使用不当人为造成损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
第十六条 凡办理手续调离学校的人员，其在用的办公耗材须办理交接手续，确保交付清楚。校内调动的，在用物品应归还原单位；确因工作需要必须带走的，需征得原单位的同意。
第十七条 办公耗材中低值耐用品的管理使用同时遵从《湖北医药学院易耗品、低值耐用品管理办法（试行）》（湖医药行发〔2023〕14号）。有残值收入的报废低值耐用品，由资产管理处负责处置，任何部门或个人不得擅自处置。
第十八条 办公耗材要坚持办公属性，不得据为已有，挪作私用；使用要物有所值，物尽其用。其中，文印服务要有科学性和计划性，选择合适的印制方式，既方便快捷高效，又具有较高的性价比，避免造成不必要的浪费。
第十九条 校属各二级单位要认真做好办公耗材费用核销，督促协议服务商严格按照合同约定核销相关费用。原则上，当年领用的办公耗材，当年完成核销手续。无特殊情况逾期的，财务有权不予核销。
第二十条 核销时，发票需开具明细项目或提供销货明细清单。其中，明细清单要包含商品名称、品牌、型号、规格、数量、单价、合计金额、收货部门、签收人、证明人等信息，明细清单标注的品名、品牌、型号和规格要与招标品目清单一致，金额应与发票金额一致，并加盖销售单位印章。
第六章 附 则
第二十一条 本办法由党政办公室会同资产管理处、财务处和审计处负责解释。
第二十二条 本办法自印发之日起施行。