第一章 总 则
第一条为推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，特根据《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）和《省人民政府办公厅关于进一步提高文件办理效率的通知》（鄂政办函〔2023〕15号）精神，结合校情实际，制定本办法。
第二条学校公文是校党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是依法办学治校和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条党政办公室是学校公文的管理机构，负责学校公文处理工作并指导、督促、检查各单位的公文处理工作。
第六条校属各单位应当高度重视公文处理工作，主要负责人对本单位公文处理工作负有直接领导责任，应指定政治素质过硬、业务水平高的干部具体负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问。
（九）请示。适用于向上级请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于与不相隶属的校内外单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 行文规则
第八条行文关系按照隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。根据发文单位与收文单位之间的行文关系，分为上行文、下行文和平行文。
（一）上行文。以学校名义对上行文，一般用请示、报告、意见等文种。上行文原则上主送一个上级单位，可以根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位。公文遵循一文一报原则，一般不多头分送。
（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级单位以及相关单位。
（三）平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不提出指令性要求。
第九条学校发文分为以下几种：
（一）“湖医药发”“湖医药行发”用于校党委、行政向下行文。文件内容为事关学校改革、发展、稳定等综合性的重大问题，适用于传达、贯彻党的方针政策及上级党组织重要部署；就学校党委、行政等工作做出重大部署；印发学校综合性规章制度等。
（二）“湖医药文”“湖医药行文”用于校党委、行政向上行文。适用于向上级单位请示、报告工作。
（三）“湖医药函”“湖医药行函”适用于以校党委、行政名义就有关具体事项与同级单位商洽工作、征询意见、进行答复等。
（四）“常委会议纪要”“校长办公会议纪要”“专题会议纪要”等分别适用于党委常委会议、校长办公会议、专题会议纪要。
（五）“湖医药办字”用于党政办公室对内行文。适用于以党政办公室名义传达、贯彻上级单位的指示；就学校党委及行政开展的例行性、综合性、协调性工作进行部署；发布涉及某一领域的规章制度；安排部署专项工作等；通报学校党委及行政表彰等具体事项；印发重要会议、活动通知和方案等；转发党委及行政职能部门有关工作部署和年度计划的通知等。
第十条校属各单位行文应遵循以下规则：
（一）党政办公室根据授权，可向各二级党委（直属党支部）、校属各单位行文；可以代表学校对外行文。
（二）校纪委可以向各二级党委（直属党支部）和校内各单位行文（湖医药纪发），可以向对应的上级主管机关行文。校工会、校团委可以向下属群团组织行文（湖医药工发、湖医药青字），可以向对应的上级主管机关行文。
（三）校内职能部门行文，根据其职权范围确定。组织部发文用“湖医药组发”，学工部发文用“湖医药学字”，面向校内发文履行管理职责。其他单位不赋予发文权限，但可用白头、函件形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，向校党政请示、报告工作，就日常具体工作安排等在校内发布通知。
各二级学院根据工作实际，可参照本办法自行决定有关公文处理事宜，仅限于校内通知、报告、请示、函等文种。
第四章 发文管理
第十一条发文办理包括公文拟制、部门审核、部门会签、党政办公室审核、校领导会签、签发、套红、发布、存档等流程。
第十二条公文拟制应遵循以下规定：
（一）起草公文必须严肃认真，遵守以下原则：
1.完整准确贯彻党的路线方针政策，符合国家法律法规，以及上级现行有关政策、规定精神；
2.坚持实事求是，所提政策措施和办法要符合实际，切实可行；
3.深入调查研究，充分咨询论证，广泛听取吸纳各方意见建议；
4.观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。
（二）公文审核必须严谨细致，各单位负责人应熟知公文起草各项规定要求，认真履行第一责任人责任，加强公文的审核把关，切实提高公文质量。
（三）文种选择要合理恰当，需要上级批复的，应选择“请示”文种，做到“一事一请”，文末注明联系人；需向上级报告工作不需批复的，应选择“报告”文种。“办法”“细则”“规定”“制度”等不能作为单独文种，必须有相关文种和文字引出，标题由发文机关名称、事由和文种组成。
（四）公文格式务必规范，应按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）执行。公文标题一般用2号黑体或小标宋体字，回行时要做到词意完整，长短适宜，排列应当使用梯形或菱形。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字。公文每页文字控制在22行左右。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（五）公文表达要精准，人名、地名、数字、引文要准确。引用文件应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。文中的数字应当使用阿拉伯数字。
（六）起草单位对于公文涉及其他单位职权范围内的事项，必须充分征求意见；对于规范性文件，要提前进行合规性审查。
（七）所有公文须按学校信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。
第十三条行文应坚持确有必要、讲求实效，注重针对性和可操作性，力戒形式主义、官僚主义。
（一）严格控制发文数量，凡属国家法律法规和党内法规已作出明确规定的、现行公文仍然适用的、无上位文件依据等情形的，原则上不再制发公文。
（二）严格控制公文字数及篇幅，弘扬“短实新”优良文风。除部署全局性、综合性工作外，一般不得超过4000字；部署专项工作或具体任务的，不得超过3000字。一般性请示报告控制在1000字以内，专项报告不超过2000字。
（三）严格控制发文规格，坚持“就低不就高”，单位发文或联合发文能够解决的，不以校党委、行政或党政办公室名义发文；能以党政办公室名义发文的，不以校党委或行政名义发文。
第十四条坚持厉行节约，推行无纸化办公。除涉密文件材料外，公文一律通过OA办公系统流转，由党政办公室统一发布。原则上，不再另行印发纸质版，纠正只有纸质文件才是正式文件的习惯思维。
党政办公室发布的文件由党政办公室统一归档，其他单位印发的文件按照有关规定整理归档。归档后，如需查询、利用等，按学校档案管理制度办理。
第五章 收文办理
第十五条收文办理是指对收到校外公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办等程序。对重要的电话指示、通知、答复，应详细记录，视作收文处理。
党政办公室要及时将校外公文上传OA办公系统进行流转，不得自行传阅。承办单位签署办理意见后，有规定办理时限的，按规定时限办理，急件随时办理。
第十六条校内各单位收到校外来文，需要提前校领导阅处或涉及多部门协同办理的，应送党政办公室登记办理归档，不得直接呈送校领导签批传阅，甚至部门之间自行流转。除校领导直接交办事宜外，各单位请示、报告须通过OA办公系统报党政办公室纳入公文管理体系登记办理，不得直接报送校领导阅处，否则党政办公室将不再负责后续办理和归档管理事宜。
第十七条校外收文由党政办公室统一归档。归档后，如需查询、利用等，按学校档案管理制度办理。
第六章 附 则
第十八条涉及外事方面的公文，按照外事工作规定办理。涉密方面的公文，按照保密工作有关规定办理。
第十九条本办法由党政办公室负责解释。
第二十条本办法自发布之日起施行，原有关规定同时废止。
