第一章 总则
第一条为进一步加强和规范学校各级各类印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性、安全性，根据法律法规和有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校党政各级各类印章、校领导名章、学校钢印的使用与管理。
第三条 党政办公室是学校印章综合管理部门，负责校级印章、校领导名章的使用与管理；统筹各单位印章的审批、刻制、启用、注销封存等，指导、监督各单位印章管理工作。校属各单位负责人为本单位用印第一责任人，负责本单位印章的使用与管理。
第四条 印章管理应当坚持“责任明晰、管理严格、使用规范、有利工作”的原则。
第二章印章申请、刻制和启用
第五条印章申请
（一）刻制申请：因业务需要或组织变更需刻制印章时，由相应部门提交申请，并附学校或上级部门批准成立该机构的公文，报党政办公室核定。
（二）换（补）发申请：印章的印文磨损需要换发时，由用印单位提交申请，并于文尾拓具印模，标明制发日期，报党政办公室核定。用印单位领取新印章时，同时将磨损的旧印章交回封存。印章损毁或遗失，用印单位除及时向党政办公室报告并依法公告作废外，应申请补发。
第六条印章刻制
（一）学校党委、行政印章，学校钢印按照上级有关规定办理。
（二）学校领导用于因公事务的个人名章、法人签名章，经本人同意后，由党政办公室前往公安机关许可的刻章单位制作。
（三）校内各处级单位的印章，由各单位根据工作需要提出申请，党政办公室复核后，报分管校领导审批，由该单位前往公安机关许可的刻章单位制作。任何单位和个人不得私自刻制。此外，基层党支部公章由党委组织部负责审核刻制。
（四）经国家部委或省市厅局委批准的，或与学校共建的科研机构，因对外业务需要，确需制作印章的，由该机构提出申请，附上机构成立批准文件，或共建单位同意制作印章的文件，经科学技术发展研究院审核、党政办公室复核后，报分管校领导批准，由该机构前往公安机关许可的刻章单位制作。
（五）涉及合同、财务、人事等重要管理领域的业务专用章，应当报请学校主要负责人同意后刻制。
第七条学校以下组织机构原则上不制作印章：
（一）校级常设委员会、领导小组及其下设秘书处或办公室；
（二）党政职能部门、教辅单位和直属机构的内设科室；
（三）各二级学院和研究院的下设机构；
（四）各级各类无对外管理职能的协会、学会等非实体性团体、组织或平台。
确需使用印章的，经批准可以使用批准单位印章作为代章。确需制作印章的，由该单位提出申请，党政办公室复核，报学校主要负责人批准同意后，方可刻制。
第八条学校党委、行政印章，以及由学校主导的业务印章刻制费用，由学校支付。其他印章的刻制费用，均由用印单位自支。
第三章印章保管
第九条学校党委、行政印章，学校钢印，以及交党政办公室管理的校领导名章、法人签名章，统一由党政办公室安排专人集中统一保管。财务、合同、人事等重要业务专用章，分别由财务处、发展规划与政策法规处、人事处等业务管理部门专人管理。校内各单位（含科研机构）的印章由各单位指定专人负责保管。印章管理人员变动时，应做好印章、用印记录的交接工作。各单位应当落实人防、物防、技防措施，确保印章安全。
第十条印章必须在办公室内使用，不能脱离印章管理人员的视线。特殊情况需在办公室以外地点使用的，必须报请学校主要负责人批准同意后，指定两人监印。
第十一条 印章遗失、被抢或被盗的，印章保管单位应立即向党政办公室说明情况，并向分管校领导报告，同时根据上级有关规定妥善处置。
第四章 印章使用
第十二条印章的使用范围
（一）学校党委印章、行政印章在以学校党委或行政名义落款的各类材料上使用。学校钢印仅限于加盖各种证书的照片，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，不能独立使用。
（二）校领导名章或法人签名章用于有关证书、聘书、报表、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表和以校领导名义签发的信函等，以及校领导本人授权同意的其他材料。
（三）校内各单位印章只能以本单位名义在职能范围内或学校授权范围内使用，一般不对外使用，也不得用于对外签订合同或其他文书。
（四）学校有关科研机构的印章，仅用于该机构业务联系、项目申报、学术交流、成果宣传等，不得用于其他用途。
（五）财务、合同、人事等重要业务专用章按规定在相应业务范围内的材料上使用。
第十三条印章使用程序
使用学校党委、行政印章，学校钢印，学校领导名章、法人签名章等，应遵循“一事一报、逐级审批”的原则，严格执行“先审批后用印、谁审批谁负责”的原则。
（一）校级印章使用申请以办公自动化系统申请为主，纸质申请为辅。申请人应当按照程序要求，填写《湖北医药学院用印审批表》（见附件1）。经分管校领导核准、签字后，交由印章管理人员用印。若分管校领导出差在外，可电话请示同意后用印，且在《湖北医药学院用印登记册》（见附件2）上备注。
（二）公文按照学校公文管理规定，报相关校领导审批后用印。
（三）各类证明须由相关单位核实签章，报请分管校领导核准后用印。
（四）校领导名章、法人签名章必须经校领导本人同意或在原材料上签字后，方可用印。
第十四条对校内各职能部门日常工作中长期存在、需要大量使用校级印章的例行事项，经校领导书面授权、党政办公室备案后，由相应职能部门主要负责人在其被授权范围内严格审批同意后，方可用印。
学校主要负责人授权事项主要包括：
（一）授权党政办公室主要负责人审批调研函、贺信、唁电，以及公务用车办理保险、ETC等相关事项。
（二）授权党委学工部、党委研工部、国际学院主要负责人审批制发学生证事项。
（三）授权教务处、研究生院主要负责人审批制发本科生和研究生的毕业证明书、肄业证明书、学位证明书事项。
（四）授权人事处主要负责人审批教职员工人事相关合同及社保、工伤证明事项。
（五）授权科学技术发展院主要负责人审批各级各类研究项目、科研平台、科技奖励、知识产权的申报及过程管理相关事项。
其他校领导授权事项，由相关职能部门申请，经分管校领导书面授权、党政办公室备案后，职能部门主要负责人在其被授权范围内严格审批同意后，再行用印。
第十五条 经审批同意订立的合同（含备忘录等具有合同性质的文书），根据学校合同管理有关规定加盖相应印章。需要加盖学校行政印章的，按照上述相关规定履行用印程序。
第十六条 党政办公室应当对用印材料进行审核。校级印章管理人员应当认真核对用印材料及申请审批情况的一致性。如果涉及的用印事项较为重要或复杂，应当提交党政办公室负责人直至校领导复核。
第十七条 校属各单位负责管理本单位印章。各单位主要负责人是本单位印章管理的第一责任人，具体事项审批人是主要责任人，应当审查用印材料的合规性、完整性和准确性，严格遵照权限和程序审批用印事项。各单位印章管理人员是直接责任人，应当严格复核审批程序，核实用印内容及用印数量，检查留存材料是否齐全。
第十八条 校属各单位应当大力弘扬“马上就办、真抓实干”的优良作风，全面梳理、公布、更新“一趟不用跑”和“最多跑一趟”事项清单，一次性告知申请办理用印事项所需知悉的依据、条件、程序、时限、材料等，方便师生用印。
第十九条 印章管理人员加盖印章要规范。一般应盖在落款机关名称和成文日期中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正清晰。加盖的印章名称必须同落款机关一致。
经批准使用代章的，应当在落款机构名称之后标明“代章”二字。
第二十条 用印严格执行登记制度。印章管理单位应填写《用印登记册》，对用印日期、事由、用印单位、经办人、份数等进行准确登记，责任到人，以备核查。用印后，印章管理人员一般应留存领导签字的用印材料。
第二十一条校属各单位印章管理人员如因工作需要移交印章，需做好交接手续并记录备案。单位负责人应当见证移交过程。
第二十二条 有下列情形之一的，不得用印：
（一）未经规定程序审批或审批程序不符合规定的；
（二）内容不完整、不真实、不准确，存在瑕疵的；
（三）空白的介绍信、证件、证书、单据、纸张等材料；
（四）与本校工作、业务、人员无直接关系的。
第五章印章废止
第二十三条印章在单位名称变更、机构撤销或式样变更时应立即停用。原印章管理单位或继受单位应当在印章失效5个工作日内，向党政办公室上缴原印章。
印章遗失的，原印章效力自然废止。
印章管理单位不得自行处置或销毁应予废止的印章。
第二十四条党政办公室收回停用印章后要做好登记备案。对重要单位或具有保存价值的印章，应移交档案馆封存；对一般或临时性单位，保存价值不大的印章应集中起来，定期销毁；校领导名章、法人签名章，原则上应退还本人或移交档案馆封存。
第六章 附则
第二十五条 因私刻印章、印章管理或使用不当对学校造成损失的，学校将追究当事人、印章管理人员和单位主要负责人的相关责任，情节严重的移交公安机关依法依规办理。
第二十六条 各类合同、协议使用合同专用章，按照《湖北医药学院合同管理办法（试行）》有关规定办理。
第二十七条 各单位印章使用参照本办法执行。经本单位主要负责人审批同意后方可用印。
第二十八条 本办法由党政办公室负责解释，自发布之日起施行，原有关规定同时废止。
